Rattaché(e) à la Responsable du service de proximité, vous pilotez, organisez et coordonnez l’activité du service Flux numériques, Courrier et Conciergerie au sein de la DAPSS (Direction Achats, Patrimoine, Services et Sécurité.

À ce titre, vous encadrez et animez une équipe de 7 chargés de courrier et de numérisation.

Pilotage et coordination de l’activité

• Organiser, piloter et optimiser l’activité du service au quotidien.

• Participer aux comités internes de la Direction.

• Assurer un reporting régulier de l’activité auprès de la Direction des services aux occupants.

• Conduire une veille prospective afin d’anticiper les évolutions de l’activité (développement de nouvelles missions, impacts des projets internes sur la production, etc.).

• Évaluer les besoins et planifier les ressources en fonction de la charge de travail.

• Coordonner les activités de production du service et garantir une répartition efficace des missions au sein de l’équipe :

o Numérisation des documents
o Distribution du courrier
o Gestion des navettes inter bâtiments et inter sites
o Collecte de documents
o Gestion des commandes de fournitures
o Suivi de la flotte automobile
• Contribuer au développement des services de conciergerie.
• Garantir la qualité et l’optimisation des procédures de travail, identifier et réguler les dysfonctionnements et participer aux réflexions liées aux évolutions du périmètre et aux projets transverses.

• Collaborer étroitement avec les clients internes de l’entreprise (assistance, DFOP, etc.).

• Participer à la sélection et au choix des fournisseurs.

• Apporter, si nécessaire, un soutien opérationnel ponctuel à l’équipe en période de forte activité.

Management et animation de l’équipe

• Encadrer, animer et fédérer une équipe de 7 collaborateurs.

• Piloter les campagnes RH de l’équipe : entretiens annuels, entretiens professionnels, attribution des primes et promotions.

• Évaluer la performance individuelle et collective ainsi que la qualité des réalisations.

• Accompagner le développement des compétences des collaborateurs en identifiant les axes de progression et en mettant en place les actions adaptées.

• Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour permettre à chacun d’atteindre ses objectifs et de réussir dans ses missions.

Vous disposez d’une première expérience dans l’organisation, la planification et le pilotage d’une activité.

Une expérience confirmée en management d’équipe (minimum 3 ans) est requise pour ce poste.

Reconnu(e) pour vos qualités relationnelles, votre sens de l’écoute et votre pédagogie, vous savez mobiliser et fédérer une équipe autour d’objectifs communs.

Vous appréciez le travail collaboratif et entretenez des relations de qualité avec les clients internes, en vous adaptant facilement à différents interlocuteurs.

Organisé(e), rigoureux(se) et structuré(e), vous faites preuve de curiosité et d’initiative dans vos missions.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

La connaissance des métiers de l’assistance constitue un atout supplémentaire.

Conditions :

· Poste à temps plein

· Poste à pourvoir dès que possible

· CDI

· Horaires du lundi au vendredi

· Le poste repose sur un management de proximité et une forte interaction avec l’équipe et l’activité, impliquant une présence régulière sur site.

Process de recrutement :

· Etude des candidatures

· Questionnaire de personnalité (Assessfirst)

·  Entretien avec Virginie RAIMBERT, chargé(e) de recrutement et Stephan FOURNIER, responsable du service de proximité